Artikel

Warum wir Einkäufer Excel lieben

Da die Lieferketten immer komplexer und vernetzter werden, ist ein effektives Management der direkten Materialbeschaffung wichtiger denn je. Trotz seiner Bedeutung verlassen sich viele mittelständische Hersteller bei ihren Beschaffungsprozessen immer noch auf traditionelle Tools wie Excel und E-Mails. Diese Beharrlichkeit ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen:

1. Bequemlichkeit und Vertrautheit: Excel sind einfach zu handhaben, erfordern nur minimalen Schulungsaufwand und sind sowohl den internen Teams als auch den Lieferanten vertraut.
2. Flexibilität: Sie können schnell für verschiedene Aufgaben und Prozesse angepasst werden.
3. Austauschbarkeit: Excel lassen sich leicht mit Kollegen und Zulieferern austauschen.
4. Kosteneffizienz: Die Verwendung von Excel scheint eine kostengünstige Lösung zu sein, auch wenn dabei die indirekten Kosten möglicherweise nicht berücksichtigt werden.

Source: ProcureInsights

https://procureinsights.com/2022/06/14/finally-an-answer-to-why-procurement-professionals-still-use-spreadsheets/

Excel ist limitiert

In dem Maße, wie sich die Beschaffung weiterentwickelt und die Lieferketten komplexer werden, werden die Grenzen von Excel immer deutlicher: Sie unterstützen keine Echtzeit-Zusammenarbeit, führen zu Fehlern bei manueller Dateneingabe und sind anfällig für Versionsprobleme. Ihre begrenzte Automatisierung verursacht Zeitverlust und Ungenauigkeiten. Die Sichtbarkeit und Analysemöglichkeiten sind eingeschränkt, und sie bieten unzureichenden Schutz für sensible Daten. Zudem sind sie bei steigender Komplexität und Volumen von Beschaffungsprozessen nur schwer skalierbar.

Was ist mit Ariba, Coupa und Jaggaer?

In meinem früheren Leben als Unternehmensberater für den Mittelstand habe ich viel Erfahrung sammeln dürfen mit bestehenden Sourcing Tools. Gerne möchte ich mit dieser Erfahrung eine häufige Frage beantworten: Warum nicht klassische Beschaffungstools Ariba, Coupa und Jaggaer nutzen? 

Herkömmliche Beschaffungstools sind - ebenso wie Excel - nicht in der Lage, die speziellen Anforderungen der direkten Materialbeschaffung in der Fertigung zu erfüllen. Diese Tools sind oft eher auf die indirekte Materialbeschaffung ausgerichtet, bieten keine Anpassungsmöglichkeiten (Stichwort Cost Breakdowns!) und stellen Herausforderungen bei der Lieferantenakzeptanz und -zusammenarbeit dar. Leider sind diese Tools auch in den 2000ern entwickelt worden und daher träge und umständlich einzuführen. 

Achten Sie auf eine Lösung, die für die direkte Beschaffung gemacht ist 

Um diese Einschränkungen zu überwinden, sollten Hersteller moderne Lieferantenportale Lösungen in Betracht ziehen, die speziell für ihre Branche entwickelt wurden. Bei der Auswahl des richtigen Tools sind folgende Punkte zu beachten:

1. Branchenrelevanz: Tools, die auf die Fertigung und die direkte Materialbeschaffung zugeschnitten sind.
2. Flexibilität: Fähigkeit zur Anpassung von Ausschreibungen an spezifische Anforderungen der jeweiligen Kategorie.
3. Zusammenarbeit: Integrierte Funktionen für die nahtlose Zusammenarbeit zwischen internen Teams und Lieferanten.
4. Analytik: Robuste Berichts- und Datenanalysefunktionen.
5. Systemintegration: Kompatibilität mit bestehenden ERP- und PLM-Systemen.
6. Unterstützung und Schulung: Umfassende Einarbeitung und laufende Unterstützung.

Durch die Einführung einer modernen Software-Lösung können Hersteller ihre Beschaffungsprozesse rationalisieren, die Effizienz steigern und die Komplexität der heutigen Lieferketten besser bewältigen. Diese Tools bieten erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit, verbesserte Datengenauigkeit, Automatisierungsmöglichkeiten und umfassende Berichtsfunktionen, die mit Tabellenkalkulationen einfach nicht mithalten können.Da sich die Beschaffungslandschaft weiterentwickelt und eine neue Generation von digital versierten Fachkräften in die Arbeitswelt eintritt, wird der Bedarf an fortschrittlichen Beschaffungs-Tools immer deutlicher. Diese Lösungen gehen nicht nur auf die Einschränkungen von Tabellenkalkulationen ein, sondern erfüllen auch die Erwartungen der Digital Natives, die eine konsumorientierte Unternehmenstechnologie, umsetzbare Erkenntnisse und entscheidungsfähige Daten verlangen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Tabellenkalkulationen den Beschaffungsteams zwar in der Vergangenheit gute Dienste geleistet haben, dass aber die zunehmende Komplexität der direkten Materialbeschaffung in der Fertigung anspruchsvollere Lösungen erforderlich macht. Durch den Einsatz moderner e-Sourcing-Plattformen können Hersteller ihre Beschaffungsprozesse optimieren, die Beziehungen zu ihren Lieferanten verbessern und letztlich den Erfolg ihrer Lieferkette in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld steigern.